Công việc¶

I. Tôi muốn tạo công việc, ghi chú thông tin, đính kèm tài liệu cho công việc thì làm thế nào?¶

Để tạo công việc, ghi chú thông tin và đính kèm tài liệu trong ứng dụng, bạn làm theo 2 cách sau:

Thêm mới công việc bằng biểu tượng Thêm mới ở màn hình Trang chủ:

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản, tại màn hình Trang chủ, nhấn vào biểu tượng Thêm mới.

Bước 2: Tại bottom sheet Thêm mới, chọn biểu tượng Công việc.

Bước 3: Tại màn hình Thêm mới công việc, nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc, thông tin mô tả chi tiết công việc và tải tệp đính kèm liên quan tới công việc.

Bước 4: Nhấn Lưu để tạo mới thông tin công việc.

Thêm mới công việc bằng tính năng Thêm mới ở màn hình Danh sách công việc:

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản, tại màn hình Trang chủ, nhấn vào biểu tượng Công việc.

Bước 2: Tại màn hình Danh sách công việc, nhấn vào biểu tượng “+”.

Bước 3: Thêm mới công việc, nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc, thông tin mô tả chi tiết công việc và tải tệp đính kèm liên quan tới công việc.

Bước 4: Nhấn Lưu để tạo mới thông tin công việc.

Ngoài 2 cách trên, bạn cũng có thể thêm mới công việc liên quan tới khách hàng từ chức năng Khách hàng, công việc liên quan tới sản phẩm trong giỏ hàng.

Bây giờ, công việc của bạn đã được tạo, và bạn có thể dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

II. Làm sao phân quyền cho công việc do tôi tạo?¶

Để phân quyền cho công việc, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống trên Website: Sử dụng tài khoản có quyền cập nhật phân quyền vai trò để truy cập vào phần mềm.

Bước 2: Truy cập mục Danh sách vai trò: Tìm vai trò cần thay đổi quyền truy cập dữ liệu khách hàng và chọn tính năng "Phân quyền chức năng".

Bước 3: Chọn tính năng Danh sách công việc.

Bước 4: Thiết lập quyền hạn:

- Lựa chọn các quyền liên quan đến thao tác với dữ liệu công việc, như quyền thêm mới, xem, chỉnh sửa, xóa, cập nhật quyền truy cập đặc biệt.

- Xác định mức độ truy cập dữ liệu cho vai trò: Cá nhân, phòng ban, công ty.

Bước 5: Lưu thay đổi: Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn "Lưu" để cập nhật quyền hạn cho vai trò.

Bước 6: Kiểm tra lại: Đăng nhập bằng tài khoản người dùng có vai trò vừa phân quyền để kiểm tra xem quyền đã được áp dụng chính xác hay chưa.

Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

III. Tôi muốn nhắc hẹn cho công việc phải làm sao?¶

Để cấu hình nhắc hẹn cho công việc trong hệ thống, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Cá nhân.

Bước 2: Tìm mục Thông báo trong phần Cài đặt tài khoản.

Bước 3: Thiết lập thông báo:

Bật cấu hình thông báo nhắc hẹn, email nhắc hẹn.
Chọn các tùy chọn để cấu hình thời gian nhắc hẹn (ví dụ: 1 ngày trước, 1 giờ trước,...).

Bước 4: Nhấn "Lưu" để áp dụng cấu hình cho toàn bộ chức năng công việc trong hệ thống.

Sau khi hoàn tất, tất cả công việc trong hệ thống sẽ nhận được thông báo nhắc hẹn theo cài đặt mà bạn đã cấu hình. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

IV. Tôi có thể xem công việc hằng ngày, quá hạn, đúng tiến độ ở đâu?¶

Bạn có thể xem thông tin công việc hằng ngày, quá hạn, đúng tiến độ ở hai vị trí sau:

Báo cáo công việc: Trên Trang chủ, có mục Công việc thực hiện, nơi hiển thị thông tin về công việc hôm nay, quá hạn, sắp tới
Chức năng danh sách công việc: Trong mục danh sách công việc, bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm và xem công việc hằng ngày, quá hạn.

Thông qua hai chức năng này, bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý công việc của bạn và của những người bạn quản lý.

Hệ thống có tự động chuyển trạng thái Hoàn thành cho công việc sau khi cập nhật tiến độ 100%?¶

Hiện tại, trạng thái công việc trong hệ thống là do người dùng quy định và không nhất thiết phải có trạng thái "Hoàn thành". Khi tiến độ đạt 100%, bạn vẫn cần tự cập nhật trạng thái công việc theo ý muốn của mình. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc quản lý và theo dõi các công việc mà không bị giới hạn bởi các trạng thái mặc định.

V. Nếu công việc không được chuyển sang trạng thái hoàn thành thì thế nào?¶

Nếu công việc không được chuyển sang trạng thái "Hoàn thành", điều này có thể dẫn đến một số hệ quả như:

Tiến độ công việc bị ảnh hưởng: Bạn sẽ không thể theo dõi chính xác tiến độ tổng thể của các công việc đã hoàn thành, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý thời gian và nguồn lực.
Gây nhầm lẫn cho các thành viên trong nhóm: Những người khác có thể không biết rằng công việc đã hoàn tất, điều này có thể làm giảm hiệu quả phối hợp và giao tiếp trong nhóm.
Khó khăn trong việc lập báo cáo: Việc không cập nhật trạng thái hoàn thành có thể ảnh hưởng đến các báo cáo và thống kê liên quan đến hiệu suất công việc.

Để tránh những vấn đề này, bạn nên kiểm tra và cập nhật trạng thái công việc một cách thường xuyên. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc chuyển trạng thái, hãy xem xét hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để được trợ giúp.

VI. Tôi không muốn danh sách công việc của tôi hiển thị những công việc đã hoàn thành phải làm sao?¶

Bạn có thể sử dụng bộ lọc trạng thái trong chức năng Danh sách công việc để xem những công việc có trạng thái hoàn thành. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản, tại màn hình Trang chủ, nhấn vào biểu tượng Công việc.

Bước 2: Tại danh sách Công việc, chọn Bộ lọc.

Bước 3: Tại màn hình Bộ lọc, chọn điều kiện lọc Trạng thái bạn mong muốn xem.

Bước 4: Nhấn Áp dụng, xem kết quả danh sách công việc theo trạng thái đang lọc.

VII. Hệ thống có nhắc hẹn cho những công việc sắp diễn ra hoặc sắp hết hạn không?¶

Hệ thống có tính năng nhắc hẹn cho những công việc sắp diễn ra hoặc sắp hết hạn xử lý qua tính năng Thông báo và email. Để cấu hình nhắc hẹn cho công việc trong hệ thống, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Cá nhân.

Bước 2: Tìm mục Thông báo trong phần Cài đặt tài khoản.

Bước 3: Thiết lập thông báo:

Bật cấu hình thông báo nhắc hẹn, email nhắc hẹn.
Chọn các tùy chọn để cấu hình thời gian nhắc hẹn (ví dụ: 1 ngày trước, 1 giờ trước,...).

Bước 4: Nhấn "Lưu" để áp dụng cấu hình cho toàn bộ chức năng công việc trong hệ thống.

Sau khi hoàn tất, tất cả công việc trong hệ thống sẽ nhận được thông báo nhắc hẹn theo cài đặt mà bạn đã cấu hình. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.